Sigorta CRM Programı

Sigorta acentelerinde müşteri yönetimi, yalnızca isim, telefon numarası ve poliçe bilgisi kaydetmekten çok daha kapsamlı bir süreçtir. Bir müşteriye daha önce hangi teklifin verildiği, hangi poliçelerinin aktif olduğu, yaklaşan yenileme tarihleri, yapılan görüşmeler, açık görevler, tahsilat durumu ve sonraki satış fırsatları birlikte takip edilmelidir. Sigorta CRM programı, tüm bu bilgilerin düzenli ve erişilebilir şekilde yönetilmesini sağlayarak acentenin müşteri ilişkilerini kişisel hafızaya veya dağınık kayıtlara bağlı olmaktan çıkarır.

SigortaYonetimSistemi.com, sigorta acentelerinin müşteri ilişkilerini poliçe ve operasyon süreçleriyle birlikte yönetebilmesi için geliştirilmiş CRM tabanlı bir sigorta yönetim sistemidir. Müşteri profili içerisinde poliçeler, teklifler, notlar, görüşmeler, cari hareketler, belgeler, görevler ve yaklaşan yenilemeler gibi farklı kayıtların bir arada tutulabilmesi, müşteriye ait geçmişin daha kolay takip edilmesini sağlar.

Sigorta CRM Programı Nedir?

Sigorta CRM programı, sigorta acentelerinin mevcut ve potansiyel müşterileriyle kurduğu ilişkiyi sistemli biçimde yönetmesine yardımcı olan yazılımdır.

CRM, “Customer Relationship Management” yani “Müşteri İlişkileri Yönetimi” anlamına gelir. Ancak sigortacılık sektöründe standart bir CRM programından beklenenler farklıdır. Çünkü sigorta acenteleri yalnızca müşteri iletişim bilgilerini değil; poliçeleri, yenileme tarihlerini, teklifleri, tahsilatları, evrakları ve müşteriyle gerçekleştirilen görüşmeleri de takip etmek zorundadır.

Örneğin bir müşteri acenteyi aradığında yalnızca telefon numarasını görmek çoğu zaman yeterli değildir. Personelin aynı zamanda şu sorulara hızlı şekilde cevap verebilmesi gerekir:

• Müşterinin hangi poliçeleri var?
• Poliçelerin bitiş tarihleri ne zaman?
• Daha önce hangi teklifler gönderildi?
• Son görüşmede ne konuşuldu?
• Açık bir tahsilat bulunuyor mu?
• Müşteriye tekrar ne zaman dönüş yapılmalı?
• Müşteride değerlendirilebilecek başka sigorta ihtiyaçları var mı?

Sigorta sektörüne uygun bir CRM yapısının temel amacı bütün bu bilgileri aynı müşteri etrafında bir araya getirmektir.

Sigorta Acenteleri Neden CRM Programına İhtiyaç Duyar?

Bir acentenin müşteri sayısı az olduğunda işlemler Excel dosyaları, telefon rehberi, ajanda veya mesajlaşma uygulamaları üzerinden bir süre yönetilebilir. Portföy büyüdükçe ise bilgi farklı kanallara dağılmaya başlar.

Bir personel müşterinin notunu kendi telefonunda tutarken başka bir çalışan teklifi bilgisayarında saklayabilir. Poliçe başka bir dosyada, tahsilat bilgisi ise farklı bir tabloda bulunabilir. Aynı müşteri tekrar aradığında geçmiş işlemleri bir araya getirmek zaman kaybettirir.

Daha önemli bir sorun ise müşteri bilgisinin belirli çalışanlara bağımlı hale gelmesidir.

Bir çalışan izinli olduğunda veya işten ayrıldığında müşteriyle daha önce yapılan görüşmeler kayıt altında değilse diğer personelin süreci devam ettirmesi zorlaşabilir. CRM programı kullanıldığında ise müşteri ilişkisi kişisel hafızadan çıkarak kurumsal bir kayda dönüşür.

Bu durum özellikle birden fazla kullanıcının aynı müşteri portföyü üzerinde çalıştığı sigorta acenteleri için önemlidir.

Müşteri Bilgilerini Tek Ekranda Toplayın

İyi bir sigorta acente CRM programının merkezinde müşteri profili bulunur.

Müşterinin adı, iletişim bilgileri ve temel kayıtlarının yanında müşteriye bağlı operasyonel bilgiler de aynı profil üzerinden görüntülenebilmelidir.

SigortaYonetimSistemi.com’da müşteri kartı içerisinde aktif ve geçmiş poliçeler, teklifler, müşteri notları, görüşme kayıtları, cari hareketler, belgeler, görevler ve yenilemeler gibi bilgiler bir arada takip edilebilir.

Bu yapı özellikle müşteri acenteyi aradığında önemli avantaj sağlar.

Örneğin trafik sigortasını daha önce acentenizden yaptırmış bir müşteri kasko için tekrar iletişime geçtiğinde geçmiş müşteri ilişkisine erişebilirsiniz. Önceki teklifler, notlar ve poliçeler incelenerek görüşmeye sıfırdan başlamak yerine mevcut bilgiler üzerinden devam edilebilir.

Poliçe Takibi CRM Sisteminin Ayrılmaz Bir Parçasıdır

Sigorta sektöründe CRM ile poliçe yönetimini tamamen birbirinden ayırmak çoğu zaman verimsiz bir yapı oluşturur.

Müşteri ilişkisini anlamlandıran temel verilerden biri müşterinin sahip olduğu poliçelerdir. Trafik, kasko, konut, DASK veya farklı sigorta ürünlerinin müşteri profiliyle ilişkilendirilmesi, portföyün daha anlamlı şekilde yönetilmesine yardımcı olur.

Bir müşterinin aktif ve geçmiş poliçelerine erişilebilmesi sayesinde yalnızca mevcut işlem değil, müşteri geçmişi de görülebilir.

Bu nedenle sigorta CRM programı seçerken müşteri kaydı ile poliçe kaydının birbiriyle bağlantılı çalışmasına dikkat edilmelidir.

CRM tarafı “müşteriyle nasıl bir ilişkimiz var?” sorusuna cevap verirken poliçe yönetimi “müşterinin hangi sigorta ürünleri bulunuyor?” sorusunu cevaplar.

İki veri birlikte kullanıldığında acente daha bütünlüklü bir müşteri profiline sahip olur.

Poliçe Yenilemelerini Daha Düzenli Takip Edin

Sigorta acenteleri için en önemli operasyonlardan biri yenilemedir.

Yeni müşteri kazanmak kadar mevcut müşterinin poliçesini yenilemek de acentenin devamlılığı açısından önem taşır. Ancak yüzlerce veya binlerce poliçenin bitiş tarihini manuel olarak takip etmek hata riskini artırabilir.

CRM ile entegre yenileme takibi sayesinde yaklaşan poliçeler daha kolay belirlenebilir.

Örneğin poliçesinin vadesi yaklaşan müşteriler görüntülenerek ilgili personele görev oluşturulabilir. Müşteriyle yapılan görüşmenin ardından not eklenebilir ve sonraki temas tarihi kayıt altına alınabilir.

Böylece yenileme işlemi yalnızca bir tarih hatırlatmasından ibaret kalmaz; gerçek bir müşteri ilişkileri sürecine dönüşür.

Müşteri arandı mı, teklif istedi mi, fiyatı yüksek mi buldu, tekrar hangi gün aranacak gibi bilgiler CRM içerisinde tutulduğunda yenileme süreci daha kontrollü ilerler.

Teklif Geçmişini Müşteriyle Birlikte Takip Edin

Sigorta satış sürecinin önemli aşamalarından biri teklif yönetimidir.

Müşteriye farklı tarihlerde birçok teklif hazırlanabilir. Teklif bilgilerinin yalnızca PDF dosyalarında, e-postalarda veya mesajlaşma uygulamalarında kalması ise geçmişe dönük takibi zorlaştırabilir.

Sigorta CRM programında tekliflerin müşteri profiliyle ilişkilendirilmesi bu sorunu azaltır.

SigortaYonetimSistemi.com’un teklif yönetimi tarafında birden fazla sigorta şirketinden gelen teklifler aynı süreç içerisinde karşılaştırılabilir, müşteriyle özel bağlantı üzerinden paylaşılabilir ve onaylanan teklif poliçeye dönüştürülebilir.

Böylece teklif yalnızca oluşturulup gönderilen bir belge olmaktan çıkar ve satış sürecinin takip edilebilir bir parçası haline gelir.

Özellikle tekrar teklif isteyen müşterilerde eski işlemlerin kayıt altında olması önemli bir avantajdır.

Müşteri Görüşmelerini ve Notları Kaydedin

CRM programlarının en değerli özelliklerinden biri yapılan görüşmelerin kayıt altında tutulmasıdır.

Bir müşteriyle telefonda konuşulduğunu düşünelim. Müşteri o anda karar vermedi ancak üç gün sonra tekrar aranmak istedi.

Bu bilgi sisteme girilmezse üç gün sonra hatırlanması tamamen personelin hafızasına bağlı kalabilir.

CRM kullanıldığında ise görüşme sonrasında kısa bir not eklenebilir:

“Mevcut kasko teklifini değerlendirecek. Perşembe günü tekrar aranacak.”

Aylar sonra bile müşteri profiline giren başka bir çalışan ne konuşulduğunu görebilir.

Özellikle yoğun müşteri trafiği bulunan sigorta acentelerinde bu küçük kayıtlar zaman içerisinde büyük bir operasyonel avantaj oluşturur.

Görev Yönetimi ile Müşteriye Dönüşleri Unutmayın

CRM yalnızca geçmiş kayıtları saklayan bir arşiv değildir. Aynı zamanda yapılacak işleri yönetmek için de kullanılmalıdır.

Müşteriye teklif gönderilecekse, evrak beklenecekse, ödeme kontrol edilecekse veya yenileme için tekrar aranacaksa bu işlemler görev olarak takip edilebilir.

Görevlerin sorumlu çalışanlara atanması ekip içindeki belirsizliği azaltır.

“Bu müşteriyi kim arayacaktı?” veya “Teklif gönderildi mi?” gibi soruların sürekli sözlü olarak sorulması yerine işlem sistem üzerinden takip edilebilir.

Özellikle ekip halinde çalışan acentelerde görev yönetimi CRM kullanımının önemli parçalarından biridir.

Tahsilat ve Cari Bilgileri Müşteriyle İlişkilendirin

Sigortacılıkta müşteri ilişkisi satış yapıldığında bitmez.

Poliçe oluşturulduktan sonra prim, taksit veya tahsilat süreçlerinin de takip edilmesi gerekir. Bu nedenle yalnızca müşteri ve iletişim bilgisi tutan klasik CRM yazılımları sigorta acenteleri için yetersiz kalabilir.

Müşteri kartının cari hareketlerle bağlantılı olması, finansal durumun müşteri ilişkisiyle birlikte değerlendirilmesini kolaylaştırır.

SigortaYonetimSistemi.com’da müşteri kaydı üzerinden cari hesap, borç ve tahsilat hareketleri takip edilebilir.

Böylece müşteriyle iletişim kurulmadan önce açık bakiye veya geçmiş tahsilat hareketleri kontrol edilebilir.

Çapraz Satış Fırsatlarını Görünür Hale Getirin

Sigorta CRM programı yalnızca mevcut işlemleri takip etmek için değil, yeni satış fırsatlarını değerlendirmek için de kullanılabilir.

Örneğin bir müşterinin trafik sigortası bulunabilir ancak kaskosu olmayabilir. Başka bir müşterinin DASK poliçesi bulunurken konut sigortası bulunmayabilir.

Müşterinin sahip olduğu ürünler tek profilde görüntülendiğinde eksik sigorta ihtiyaçlarını fark etmek daha kolay hale gelir.

Bu tür fırsatların kayıt altına alınması sayesinde acente, müşteriye uygun zamanda farklı bir ürün hakkında bilgi verebilir.

Burada amaç müşteriye rastgele ürün sunmak değil, mevcut müşteri verisini daha düzenli kullanarak gerçek ihtiyaçları görünür hale getirmektir.

Sigorta CRM Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Piyasada çok sayıda CRM yazılımı bulunmasına rağmen her CRM sigorta acentelerinin operasyonlarına uygun değildir.

Sigorta CRM programı seçerken özellikle şu özelliklerin değerlendirilmesi faydalıdır:

• Müşteri ve poliçe kayıtlarının bağlantılı çalışması
• Aktif ve geçmiş poliçelerin görüntülenebilmesi
• Poliçe yenileme takibi
• Teklif yönetimi
• Görüşme ve müşteri notları
• Görev ve sorumlu kullanıcı yönetimi
• Cari hesap ve tahsilat takibi
• Müşteriye ait belgelerin saklanması
• Ekip halinde kullanıma uygun yapı
• Müşteri segmentasyonu
• Raporlama özellikleri
• Mobil cihazlardan erişilebilirlik
• Kullanımı kolay bir arayüz

En fazla özelliğe sahip yazılım her zaman en uygun CRM olmayabilir. Önemli olan acentenin günlük olarak kullandığı işlemlerin mümkün olduğunca birbirine bağlı çalışmasıdır.

SigortaYonetimSistemi.com ile Müşteri İlişkilerinizi Tek Merkezden Yönetin

Sigorta acentelerinde büyüyen müşteri portföyünü yönetmek, yalnızca daha fazla personel çalıştırmakla çözülebilecek bir konu değildir. Müşteri bilgilerinin sistemli tutulması, yapılan görüşmelerin kaydedilmesi, poliçe ve yenilemelerin takip edilmesi ve ekip içindeki işlerin doğru kişilere aktarılması gerekir.

SigortaYonetimSistemi.com, sigorta acentelerine özel CRM yapısıyla müşteri yönetimini poliçe, teklif, yenileme, tahsilat, belge ve görev süreçleriyle bir araya getirir.

Müşteriyi aradığınızda daha önce ne konuşulduğunu, hangi poliçelere sahip olduğunu, kendisine hangi tekliflerin sunulduğunu ve sıradaki işlemin ne olduğunu tek merkezden görebilmek, acente operasyonlarının daha düzenli ilerlemesine yardımcı olur.

Sistem özellikle müşteri bilgilerinin farklı Excel dosyaları, telefonlar, mesajlaşma uygulamaları ve personel notları arasında dağılmasını azaltmayı hedefler. Müşteri geçmişinin kayıt altında tutulması ise hem çalışanlar arasındaki iş devrini kolaylaştırır hem de portföyün acenteye ait kurumsal bir veriye dönüşmesini sağlar.

SigortaYonetimSistemi.com’u 14 gün ücretsiz deneyerek kendi müşteri ve poliçe süreçleriniz üzerinden CRM yapısını inceleyebilirsiniz. Kendi portföyünüzden birkaç müşteri ekleyip poliçe, görüşme, teklif, görev ve yenileme kayıtları oluşturmak, bir sigorta CRM programının günlük iş akışınıza nasıl katkı sağlayabileceğini değerlendirmenin en pratik yollarından biridir.

Müşteri ilişkilerini kişisel hafızaya bırakmak yerine düzenli kayıtlarla yönetmek, büyüyen bir sigorta acentesinin daha kontrollü ve sürdürülebilir çalışmasının temel adımlarından biridir.